Guide de l’e-facturation en comptabilité fournisseurs

Au cours des dernières années, l’adoption de la facturation électronique (e-facturation) a modifié de façon significative le paysage de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (CF), transformant la façon dont les entreprises traitent leurs activités de facturation.

L’e-facturation n’est pas vraiment une idée nouvelle, mais elle a connu un essor récent, stimulé par des progrès technologiques et différentes mesures réglementaires, en particulier au sein de l’Union Européenne (UE). Ces mesures visent à réduire les écarts de TVA et à augmenter la transparence financière.

À mesure que le monde des affaires s’adapte, il est essentiel pour les entreprises de comprendre tant les obstacles que les avantages liés à l’e-facturation. Parmi les obstacles, des normes internationales qui varient, la difficulté à rester en conformité avec les réglementations, et l’intégration aux systèmes existants. Néanmoins, si elle est le fruit d’une stratégie bien pensée et mise en place avec la bonne technologie, l’e-facturation peut vraiment améliorer l’efficacité, la précision et l’impact environnemental de l’automatisation des processus comptables dans différents secteurs d’activité.

Qu’est-ce que l’e-facturation ?

La facturation électronique (e-facturation) consiste en un échange numérique de factures respectant un format de données structurées, lisibles par des machines (comme JSON ou XML) et pouvant être automatiquement importées dans le système ERP de l’acheteur, sans saisie manuelle des données.

Par définition, l’objectif principal de l’e-facturation est l’importation automatisée dans un système comptable. Bien qu’il soit possible d’avoir une représentation visuelle des données dans un format lisible par des humains (comme PDF), c’est secondaire. Cela n’est ni obligatoire, ni considéré comme faisant partie de la facture.

Comment fonctionne l’e-facturation ?

L’e-facturation automatise l’intégralité du processus de facturation, depuis la création de la facture et le transfert des données jusqu’à la validation et l’intégration aux systèmes du client, ce qui se traduit par un flux de travail plus efficace, plus précis et plus rationnel de la comptabilité fournisseurs.

Techniquement, les e-factures ne sont pas un concept nouveau. Aux côtés des normes technologiques telles que EDIFACT, UBL 2.0 ou eFF (Electronic Flexible Format) utilisées pour l’échange électronique de données depuis plus de 20 ans dans différents scénarios, il existe différents formats spécifiques pour l’ e-facturation tels que

• ZUGFeRD/Factur-X en Allemagne et en France,
• FatturaPA en Italie,
• Svefaktura en Suède,
• et bien d’autres qui ont évolué*, principalement en raison du besoin de procédures comptables efficaces pour les entreprises privées, dans des secteurs qui traitent de gros volumes.

Quels sont les avantages de l’e-facturation ?

L’e-facturation offre aux entreprises des avantages tels que l’efficacité, la justesse des données, la visibilité, la sécurité et la réduction des coûts.

Mais le levier principal est d’en finir avec "L'écart de TVA" entre le déclaré et le perçu et de garantir le financement du secteur public, plutôt que de simplement améliorer l’automatisation de la comptabilité des entreprises et leur efficacité. Le "Rapport 2023 sur l'écart de TVA", publié en 2023 par la commission européenne a révélé un écart de 61 milliards d’€ dus à la fraude, à l’évasion fiscale et aux erreurs de calcul. Des pays tels que l’Italie et la Pologne, en rendant l’e-facturation obligatoire, ont significativement réduit leurs écarts de TVA.

La proposition TVA 2022 à l'ère du numérique (ViDA)  vise à mettre en place un reporting numérique transfrontalier en utilisant l’e-facturation pour les transactions B2B, tandis que les factures PEPPOL deviennent obligatoires pour les transactions B2G. De nombreux États de l’UE prévoient d’appliquer l’e-facturation aux transactions B2B d’ici quatre ans, ce qui témoigne d’une tendance croissante à l’adoption réglementaire de normes d’e-facturation.

Quel impact l’e-facturation a-t-elle sur les processus de comptabilité fournisseurs ?

Les avantages de l’e-facturation pour les finances d’un État sont indéniables, et les premiers résultats sont déjà impressionnants. Du point de vue des entreprises, il y a également des gains significatifs d’efficacité à passer du scan et du traitement manuel des factures papier et PDF à des formats électroniques standardisés.

Au moins en théorie, ce concept promet de solutionner de nombreux obstacles à l’efficacité. Mais dans la pratique, les entreprises font encore face à des problèmes qui, bien qu’ils soient différents de ceux rencontrés avec le papier, doivent néanmoins être résolus. Explorons quatre problèmes de l’e-facturation à travers le prisme des attentes versus la réalité.

Les attentes avec l’e-facturation	La réalité avec l’e-facturation
Format standardisé Les données des factures structurées sont échangées numériquement et entièrement automatisées entre le vendeur et l’acheteur. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire.	Facturation hybride pour les opérations internationales Les entreprises ayant une activité transfrontalière et internationale doivent gérer d’un côté un grand nombre de normes nationales différentes pour l’e-facturation, et de l’autre des réglementations différentes pour des fournisseurs de différentes tailles, ainsi que différents niveaux de maturité de l’e-facturation selon les pays. Elles se retrouvent ainsi avec un mélange de factures arrivant en formats papier, PDF ET électronique qu’il faut standardiser et rassembler en un seul flux, dans le même système ERP. Mélange de normes pour les opérations internationales Au cours des 20 dernières années, de nombreux pays, dans le monde entier, ont développé leurs propres normes nationales d’e-facturation. Le niveau de maturité et d’adoption de telles nomes varie significativement selon les pays, certains étant pionniers, comme l’Italie, les pays scandinaves et l’Amérique latine, où près de 100% de toutes les factures sont des e-factures, tandis que l’Asie et l’Afrique n’en sont encore qu’au tout début. Les entreprises ayant une activité internationale doivent donc traiter une grande variété de normes, d’approches et de règles. Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) promet d’être une étape dans la bonne direction qui, au fil du temps, devrait entièrement remplacer les normes nationales. Ce réseau est également utilisé en partie par des pays hors d’Europe, comme les USA, le Mexique, le Japon, l’Australie et Singapour. Liberté d’interprétation de la norme Une définition technique du format standard ne se traduit pas nécessairement par le fait que les mêmes normes soient utilisées pour toutes les factures. Différents fournisseurs peuvent interpréter différemment la norme, ce qui se traduit par le besoin de régulariser pour parvenir à une automatisation suffisante de la CF côté acheteurs.
Conformité réglementaire Adhérer à une norme d’e-facturation garantit la conformité réglementaire et la tranquillité d’esprit tant pour les fournisseurs que pour les acheteurs.	Une réglementation en constante évolution Même si l’intention de faire en sorte que toutes les parties prenantes (au moins dans l’ensemble de l’UE) adhèrent aux mêmes normes et maintiennent le respect des règles au-delà des frontières est claire, la réalité n’en demeure pas moins que la législation et les réglementations des États membres évoluent encore à leur propre rythme et, souvent, on ne sait pas dans quelle direction.
Transfert de données transparent entre les systèmes Une norme internationale d’échange électronique de données de facturation élimine toutes les inefficacités et tous les obstacles sur la voie de la numérisation. Les données sont transférées entre les organisations automatiquement, sans intervention humaine.	Intégration des plateformes d’e-facturation Intégrer les différents systèmes d’e-facturation, compatibles avec différents protocoles, aux systèmes existants d’ERP et de comptabilité, parfois décentralisés, peut s’avérer difficile, chronophage, entraîner des pertes de données ou des problèmes de conformité. Gestion du changement et adoption de nouveaux processus internes Selon le cabinet de consultants sur l’e-facturation, Billentis, 40% des grandes entreprises citent ces éléments comme étant un obstacle à l’adoption de l’e-facturation.
100% dans la justesse des données et traitement sans contact des factures Grâce à un processus qui élimine le besoin de saisie manuelle et même de scan ou d’OCR, puisque toutes les données nécessaires sont soumises dans un format structuré et lisible par des machines, aucune vérification, ni validation manuelles ne sont nécessaires. Les données peuvent être intégrées directement au système ERP et être traitées automatiquement.	Validation des données Bien que les systèmes d’e-facturation fournissent des mécanismes de validation du calcul des taxes et de conformité aux exigences réglementaires, les départements comptables doivent quand même comparer les factures entrantes aux bons de commande, aux contrats et aux règles du commerce international. Les e-factures soumises uniquement en format lisible par des machines, comme XML ou JSON, sans représentation visuelle, constituent un obstacle pour les opérateurs manuels. Traitement des erreurs Souvent, la façon de traiter efficacement les erreurs dans les e-factures reçues n’est pas claire, entre l’acheteur et le vendeur.
Soutenabilité	De nouvelles solutions prêtes à relever le défi Bien qu’en théorie l’e-facturation apparaisse comme tout ce dont rêvent les équipes d’automatisation, en réalité la complexité des réglementations, le niveau de maturité et d’adoption, les normes et les formats, font que les entreprises internationales doivent encore faire face à une réalité confuse qui nécessite de nouvelles solutions.

L’e-facturation est-elle la réponse à tous les rêves d’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Bien que l’adoption de l’e-facturation s’accélère, il est important de garder à l’esprit qu’elle doit être déployée par étapes, et en fonction de la juridiction.

L'Allemagne a mis en place l’e-facturation pour les commandes publiques, mais ne l’a pas encore rendue obligatoire pour le B2B. Un projet de législation est cependant prévu pour 2025.

La France va rendre l'e-facturation obligatoire pour les grandes entreprises d’ici septembre 2026. Toutes les autres entreprises devront se mettre en règle d’ici septembre 2027.

En Espagne, la loi 18/22 impose aux entreprises générant au moins 8 millions d’Euros de chiffre d’affaires annuel de se conformer à cette obligation, d’ici un an à compter de la date d’adoption des réglementations techniques sur la facturation électronique.

Au Royaume-Uni, l'e-facturation n’est pas obligatoire pour les paiements B2B, mais l’est pour les paiements faits par ou à destination des organismes publics.

Les gouvernements du monde entier agissent comme des catalyseurs de l’adoption des solutions d’e-facturation, et le paysage évolue donc rapidement. On s’attend à ce que le scan et l’OCR des factures diminuent drastiquement, tandis que le nombre d'e-factures devrait augmenter de 10 à 20% par an à moyen terme.

Bien qu’en théorie, l’e-facturation apparaisse comme tout ce dont rêvent les équipes d’automatisation, en réalité la complexité des réglementations, le niveau de maturité et d’adoption, les normes et les formats, font que les entreprises internationales doivent encore faire face à une réalité confuse qui nécessite de nouvelles solutions.

Choisir la bonne solution d’automatisation de la CF pour l’e-facturation

L’argument de fond est que le modèle hybride d'automation des factures est parti pour perdurer dans un avenir proche. Pouvoir gérer cette complexité requiert des solutions d’IA sur mesure, comme le traitement intelligent des documents, capables d’analyser, de classer, de capturer et de normaliser de façon intelligente les données tirées des factures, quel que soit leur type, leur format et leur langue, en un unique flux structuré qui va alimenter le système ERP.

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*On compte parmi les formats et normes de fichiers utilisés pour l’échange électronique de données et l’e-facturation :

• EDIFACT – Utilisé à l’international, en particulier en Europe, pour l’échange informatisé de données.
• UBL (Universal Business Language) 2.0 – Développé par OASIS, UBL est largement utilisé et comprend des normes pour différents documents professionnels, en plus des factures.
• ZUGFeRD – Format populaire en Allemagne, il associe des données PDF et XML pour les factures.
• Facturae – Norme obligatoire en Espagne pour la facturation dans le secteur public.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 – Utilisé par le réseau PEPPOL pour les transactions transfrontalières au sein de l’Europe.
• eFFF (Electronic Flexible File Format) – Utilisé en Belgique, compatible avec différents types de documents d’entreprise.
• Svefaktura – Utilisé en Suède, en particulier pour les transactions concernant le secteur public.
• FatturaPA – Cette norme est le standard des factures électroniques en Italie, en particulier pour les transactions de la fonction publique.
• ANSI X12 – Norme largement utilisée en Amérique du Nord pour les transactions EDI (échange électronique de données), y compris la facturation.

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