OCR is just the beginning. AI makes it powerful.
- Traditional OCR reads text
- AI-powered OCR understands context
- Unlock smarter data extraction
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se centra principalmente en reconocer caracteres y convertir imágenes o fotografías de texto en texto editable, mientras que el procesamiento inteligente de documentos (IDP) va un paso más allá al integrar tecnología OCR junto con otras técnicas de procesamiento inteligente para automatizar por completo la gestión de documentos y los flujos de trabajo.
Antes del OCR, era necesario escribir manualmente el texto para introducir datos en un sistema informático. El software OCR analiza los caracteres en una imagen, los extrae y los traduce a texto editable y legible por máquina. El IDP incorpora el OCR para reconocer caracteres y utiliza inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para leer, interpretar y extraer información valiosa, procesándola como lo haría un ser humano para completar un proceso empresarial, como revisar una factura y enviarla para su pago. El IDP puede gestionar una mayor variedad de contenido, incluyendo información estructurada y no estructurada, para automatizar una amplia gama de flujos de trabajo documentales y llevar a las empresas hacia la transformación digital.
¿Qué es el OCR?
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Esta tecnología se utiliza para analizar, leer y extraer texto de documentos escaneados o imágenes y convertirlo en texto legible por máquina. Suele emplearse para digitalizar libros y artículos impresos, o en procesos empresariales que involucran documentos físicos, como facturas y recibos, de modo que el contenido textual pueda editarse, buscarse y almacenarse digitalmente. La tecnología OCR suele integrarse en otras aplicaciones, como el IDP, como parte de un proceso más amplio de automatización inteligente.
Cómo funciona el OCR
OCR comienza con el archivo del que se desea extraer información, que puede ser un documento escaneado, un PDF o fotografías de documentos. Las plataformas modernas de OCR pueden mejorar automáticamente la calidad, aumentar el contraste y agudizar la resolución para mejorar la precisión. Luego, los algoritmos OCR utilizan modelos de extracción preentrenados para identificar palabras y líneas en la imagen y extraer los caracteres individuales reconocidos.
Los datos extraídos se comparan con patrones o plantillas predefinidas que representan caracteres y símbolos conocidos. Para ello, pueden incorporar tecnologías como aprendizaje automático y redes neuronales que mejoran la precisión del reconocimiento y permiten manejar diferentes tipografías, idiomas o diseños complicados como tablas, listas o códigos de barras. Si se detecta un problema, puede marcarse para revisión humana. Una vez completado el proceso de reconocimiento de caracteres, es posible corregir errores o mejorar la precisión mediante correctores ortográficos, análisis de contexto o modelos de lenguaje. Finalmente, el software OCR produce el texto legible por máquina que puede integrarse en el sistema informático de su empresa.
Beneficios del OCR
OCR es una tecnología esencial para cualquier industria que trabaje intensamente con documentos, ya sea para el trabajo diario con archivos actuales, digitalizar archivos históricos o crear repositorios digitales accesibles procesando grandes volúmenes de documentos, como lotes de documentos sanitarios o logísticos.
Entre los beneficios del OCR para empresas se encuentran:
- Mayor productividad y rendimiento. Reduce el trabajo manual de entrada de datos. Un documento promedio con 300 a 500 palabras puede tardar unos 10 minutos en copiarse manualmente, mientras que el OCR puede hacerlo en 10 segundos, reduciendo el tiempo dedicado al papeleo en un 75 %.
- Precisión de hasta un 99,8 %. Mucho más preciso que el trabajo humano, donde los errores son más frecuentes.
- Mayor seguridad y conformidad. Los documentos físicos son susceptibles de perderse, ser robados o dañados. Digitalizarlos proporciona almacenamiento más seguro. Además, los documentos digitales basados en imágenes no tienen capacidad de búsqueda sin OCR y no cumplen con los requisitos de accesibilidad.
- Ahorro de costos. Las soluciones OCR reducen los errores humanos costosos y los riesgos de sanciones financieras mediante una digitalización precisa.
Casos de uso comunes incluyen el cumplimiento normativo gubernamental y empresarial mediante la conversión de grandes volúmenes de documentos en papel y digitales a formatos accesibles y con capacidad de búsqueda, digitalización de contratos legales para para búsqueda, eDiscovery y análisis de datos, digitalización de registros médicos para cumplir con HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud), preservación de documentos históricos por bibliotecas y la creación de servicios de contenidos, archivo digital, sistemas de gestión documental (DMS), soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM), entre otros.
¿Qué es el IDP?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) permite el procesamiento directo de documentos capturando, extrayendo y procesando automáticamente los datos incrustados en documentos empresariales, en casi cualquier proceso de cualquier industria.
Cómo funciona El IDP
El IDP incorpora el OCR para convertir texto impreso o manuscrito en texto digital legible. Además, aplica inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para leer, comprender y procesar datos estructurados, semiestructurados y no estructurados en documentos, como lo haría un ser humano.
El IDP clasifica los documentos según su contenido, diseño u otras características, por ejemplo, facturas, contratos, etc. Luego se utilizan modelos de extracción preentrenados para analizar y extraer información crítica. Los datos pueden validarse con reglas específicas o bases de datos internas. Si hay inconsistencias, se marca para revisión humana. Este bucle de retroalimentación, denominada human-in-the-loop (HITL), mejora los modelos de extracción, que aprenden y mejoran constantemente gracias a las correcciones manuales.
Gracias al procesamiento de lenguaje natural (NLP), el IDP también interpreta el contexto: ¿"jaguar" se refiere a un animal o a un automóvil? ¿"Sue" es una persona o una acción legal? Aplicando la NLP, se identifica un reconocimiento sin precedentes de datos no estructurados, que puede funcionar como un cerebro humano, adaptándose rápidamente a los cambios de entrada y generando el mejor resultado posible. Esta tecnología avanzada se conoce como automatización inteligente o hiperautomatización.
La plataforma de IDP puede integrarse fácilmente con sistemas empresariales como ERP o CRM. Con plataformas low-code/no-code, incluso usuarios no técnicos pueden implementar soluciones IDP en pocos días, sin depender de infraestructura compleja.
Beneficios del IDP
Las empresas de todos los sectores están bajo presión para hacer más (y más rápido) con menos recursos. El procesamiento inteligente de documentos (IDP) mejora la experiencia de clientes y empleados, lo que se traduce en mayores ingresos y fidelización, permitiendo a las empresas lograr una transformación digital eficaz.
La tecnología IDP refleja de cerca la forma en que los humanos comprenden y gestionan los documentos, lo que permite ahorrar tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de errores costosos.
Entre los principales beneficios del IDP:
- Ahorro de tiempo y mayor eficiencia. En sectores que manejan grandes volúmenes de papeleo, como finanzas, salud, logística o legal, el IDP puede reducir el tiempo de procesamiento de facturas hasta en un 90 %, lo que representa un aumento del 400 % en productividad. Este fue el caso de Metro AG, que utiliza el procesamiento inteligente de documentos de ABBYY para reducir el tiempo de procesamiento de facturas de una media de uno a dos días a sólo una hora.
- Mayor precisión. Las máquinas no se distraen ni se cansan, por lo que cometen menos errores. Con el IDP se consiguen menos errores y operaciones más rápidas.
- Mejor atención al cliente. Procesamiento rápido y preciso permite respuestas más ágiles. Una respuesta más rápida a las consultas de los clientes contribuye a mejorar su experiencia general, lo que puede aumentar su satisfacción y fidelidad.
- Toma de decisiones más rápida. IDP procesa y extrae rápidamente información de documentos para decisiones más rápidas. Esto es especialmente importante en sectores en los que la toma de decisiones a tiempo puede tener un impacto significativo, como el financiero o el de atención al cliente.
- Mayor seguridad y cumplimiento. IDP puede ayudar a imponer el cumplimiento de la normativa garantizando que los documentos se procesan de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos.
- Escalabilidad. A medida que crecen las operaciones empresariales, también aumenta el volumen de documentos que hay que procesar. Las soluciones de IDP pueden ampliarse fácilmente para gestionar mayores volúmenes de documentos sin un aumento proporcional de los costes laborales.
- Fácil integración en flujos de trabajo empresariales. IDP puede integrarse con otros sistemas digitales y flujos de trabajo para permitir una digitalización eficiente de los procesos empresariales en todos los departamentos de la empresa y en toda la organización.
Diferencia entre OCR e IDP
El OCR existe desde hace tiempo y es conocido como una tecnología de captura de documentos. Se utiliza principalmente para extraer texto de documentos en papel, imágenes escaneadas o fotografías, convirtiéndolos en texto digital editable.
Esta tecnología se utiliza habitualmente para digitalizar documentos impresos con el fin de hacerlos accesibles electrónicamente, por ejemplo, una carta escaneada que se puede cargar, para cambiar el nombre y la dirección del destinatario. Pero el OCR no comprende el significado del texto, solo lo reconoce.
El IDP, en cambio, integra múltiples tecnologías que lo hacen "más inteligente". IDP no solo utiliza OCR para reconocer caracteres, también comprende el contenido usando inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para leer y comprender lo que significa el texto y así poder utilizarlo para tomar decisiones sobre su valor y saber qué hacer con él.
Por ejemplo, puede leer una factura, compararla con una orden de compra, verificar los montos y reenviarla al departamento financiero. Puede manejar tipos documentales complejos y aprender de errores mediante entrenamiento continuo.
| OCR | IDP | |
| Lo que hace | "Lee" escaneos e imágenes de documentos y los convierte en documentos y/o texto legible por máquina y con capacidad de búsqueda. | Extrae datos significativos de documentos estructurados (formularios), semi-estructurados y no estructurados para potenciar la automatización inteligente. |
| Cómo funciona | Aplica algoritmos de IA para transformar documentos en papel analógicos en texto digital, incluyendo la estructura y segmentación del documento (texto, imágenes, tablas, códigos de barras, marcas, firmas, líneas, caracteres, fuentes, tamaños de fuente, idioma, etc.). | Utiliza el texto completo proporcionado por OCR como entrada base y aplica IA, NLP, ML, expresiones regulares y reglas para comprender la información en el documento y extraer datos etiquetados y significativos, los cuales pueden ser enviados a aplicaciones empresariales posteriores para tomar decisiones informadas. |
| Tecnología | Mejora de imágenes Detección de objetos OCR / ICR |
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| Casos de uso típicos | Proporciona acceso a texto legible por máquina como base para: Conversión de PDF / Archivado digital / Búsqueda, eDiscovery, Búsqueda avanzada / Forense digital, Análisis de datos, Procesamiento inteligente de documentos (IDP) | Automatización de cualquier proceso empresarial centrado en documentos: Automatización de cuentas por pagar, Onboarding de clientes / KYC, Procesamiento de préstamos, Automatización de documentación de transporte y logística, Procesamiento de reclamaciones de seguros |
OCR frente a IDP – Ejemplos en procesos empresariales
Procesamiento de facturas
Automatizar el procesamiento de facturas es hasta un 81 % más rápido que hacerlo manualmente, lo que reduce pagos atrasados y permite obtener descuentos por pago anticipado. También agiliza los procedimientos de auditoría. Por ejemplo, la empresa mayorista internacional Metro AG pudo reducir su ciclo de procesamiento de facturas en un 90%.
Procesamiento de formularios
Todos los sectores tienen multitud de formularios que hay que procesar. En seguros, pueden ser formularios de reclamaciones; en logística, registros de conductores o recibos de entrega; en banca, solicitudes de tarjetas de crédito o formularios de hipotecas y préstamos. Automatizar los formularios reduce errores, tiempo de lectura y entrada manual, mejorando el rendimiento y aumentando la eficacia.
Onboarding de clientes
Los estudios demuestran que el 90 % de las organizaciones reportan abandonos en procesos de registro digital. Las principales quejas de los solicitantes son que lleva demasiado tiempo y que hay que introducir demasiados datos.
Con el procesamiento inteligente de documentos, puede eliminar los cuellos de botella que conducen al abandono. Las empresas pueden aprovechar la tecnología IDP para la comprobación y afirmación de la identidad, lo que facilita el trabajo a los clientes y aumenta la seguridad de las empresas. IDP puede capturar y clasificar documentos de identidad como carnés de conducir o pasaportes, o documentos acreditativos como extractos bancarios o facturas de servicios públicos, que son necesarios para acreditar la dirección. Por ejemplo, puede ser utilizado por el Departamento de Vehículos Motorizados (DMV, Department of Motor Vehicles) para la renovación de un permiso de conducir o por un banco para las solicitudes de hipotecas.
OCR frente a IDP: ¿Cuál es mejor para su empresa?
A menudo se confunde OCR con IDP, pero el IDP tiene capacidades mucho más amplias. El OCR se centra principalmente en extraer el texto completo de imágenes y documentos para poder transferirlo y editarlo en la pantalla de un ordenador. Reconoce distintos estilos de letra, imágenes y notas manuscritas y los traduce en texto digital editable y que permite realizar búsquedas. Si su empresa necesita una solución de archivado digital o crear tecnologías de asistencia que requieren un excelente reconocimiento de texto, conversión a PDF y funciones de captura de datos, OCR puede ser suficiente. Puede obtener excelentes funcionalidades de captura de documentos con el kit de desarrollo de software (SDK) OCR de ABBYY.
IDP engloba la tecnología OCR, pero va un paso más allá al analizar e interpretar el texto como puede hacerlo un ser humano. Utiliza tecnologías avanzadas como el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para comprender el contenido de los documentos de forma más exhaustiva. Por tanto, IDP no se limita a extraer el texto, sino que proporciona comprensión del contexto, validación de datos y toma de decisiones basadas en la información que encuentra. Si necesita procesamiento sofisticado de documentos, automatización de flujos de trabajo y toma de decisiones basada en contenido, IDP es la opción ideal. Ahora, con las nuevas soluciones low-code/no-code, como ABBYY Vantage puede utilizar IDP con modelos de procesamiento de documentos preentrenados o crear sus propios modelos de extracción adaptados a sus necesidades empresariales.