25 de octubre de 2024
La diferencia entre IDP y OCR radica en sus capacidades y en la forma en que tratan los datos de los documentos.
El OCR es una tecnología de captura de datos establecida desde hace tiempo que extrae texto de documentos en papel, imágenes escaneadas o fotografías y lo convierte en texto digital editable. Esta tecnología se utiliza habitualmente para digitalizar documentos impresos y hacerlos accesibles electrónicamente, por ejemplo en páginas web o bases de datos. Sin embargo, aunque el OCR puede reconocer y convertir caracteres, no comprende el significado ni el contexto del texto; se limita a identificar los caracteres de la página.
El IDP, en cambio, va más allá del reconocimiento de texto. El IDP no solo utiliza OCR para el reconocimiento de caracteres, IDP not only uses OCR for character recognition sino que incorpora tecnologías avanzadas como IA y aprendizaje automático para leer, comprender, categorizar y tomar decisiones sobre los documentos. Por ejemplo, IDP puede leer una factura, comparar su contenido con una orden de compra correspondiente, cotejar las sumas para comprobar su exactitud y, a continuación, reenviarla a la persona adecuada para su pago.
En pocas palabras, el tratamiento automatizado de documentos es mucho menos inteligente que IDP. Puede realizar tareas rutinarias y repetitivas asociadas a los documentos, como clasificarlos alfabéticamente y extraer información. Sin embargo, suele basarse en reglas y funciona mejor con documentos estructurados que tienen el mismo diseño. Esto significa que puede tener problemas con documentos no estructurados o semiestructurados en los que el contenido o el diseño varían. Tampoco puede adaptarse y aprender de contenidos anteriores.
Por el contrario, el procesamiento inteligente de documentos utiliza la IA y el aprendizaje automático para gestionar documentos más complejos y diversos, adaptándose a los distintos diseños, estructuras y contenidos de los documentos, ajustándose según sea necesario. Añade capacidades cognitivas que le permiten «pensar» como un ser humano. Cuando encuentra matices o irregularidades, sabe cómo responder y mejora continuamente aprendiendo de sus errores. Esto hace que el IDP sea ideal para procesar datos no estructurados de empresas con una amplia gama de tipos de documentos en evolución.
Tanto el IDP como la RPA pretenden automatizar los procesos empresariales, pero tienen enfoques y capacidades diferentes. El IDP utiliza la IA para interpretar y extraer datos de documentos no estructurados o semiestructurados, adaptándose a formatos complejos. La RPA, por su parte, está diseñada para automatizar tareas rutinarias y repetitivas en procesos empresariales como la introducción de datos, la recuperación de información y la actualización de registros en varios sistemas.
En pocas palabras, mientras que el IDP se ocupa de la extracción de datos de los documentos, la RPA automatiza las tareas repetitivas. Ambos se complementan automatizando distintas partes de los flujos de trabajo empresariales.
Las raíces del procesamiento inteligente de documentos (Intelligent Document Processing - IDP) se remontan a los primeros tiempos de las soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), herramientas que convertían imágenes de caracteres en texto digital comprensible para los ordenadores. Hoy en día, las soluciones de IDP van mucho más allá, ya que utilizan la inteligencia artificial (IA) y algunas de las tecnologías más avanzadas disponibles para analizar todo tipo de datos de cualquier tipo de documento (estructurado, semiestructurado o no estructurado) para casi cualquier proceso en cualquier sector.
Esta entrada del blog responde a las preguntas más frecuentes sobre el procesamiento inteligente de documentos, explica cómo funciona y muestra sus numerosas aplicaciones prácticas. Además, le explicaremos cómo puede aprovechar el IDP para transformar su empresa.
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¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
¿Cuáles son las ventajas del procesamiento inteligente de documentos?
Qué no es el procesamiento inteligente de documentos
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
Casos de uso del procesamiento inteligente de documentos
¿Cómo ha evolucionado el procesamiento inteligente de documentos?
Cómo elegir el software de procesamiento inteligente de documentos adecuado
Domine sus datos y procesos con el líder en procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) utiliza la IA y el aprendizaje automático para leer, extraer y organizar datos de cualquier documento, haciéndolo utilizable para su negocio.
El IDP funciona con cualquier tipo y formato de documento (estructurado, semiestructurado y no estructurado) para procesar el contenido de los documentos como un humano.
Con el paso de los años, la tecnología IDP ha evolucionado para incorporar funciones más inteligentes, como el procesamiento del lenguaje natural (Natural Language Processing - PLN), que permite a los ordenadores ir más allá del simple reconocimiento de caracteres para comprender el significado de las palabras y frases del texto que se está convirtiendo. A pesar de estos avances, durante mucho tiempo el IDP se limitó sobre todo a tareas administrativas, como la gestión del correo o las funciones de externalización de procesos empresariales (BPO), aisladas de las interacciones críticas para los ingresos con clientes, proveedores y empleados.
Hoy en día, el procesamiento inteligente de documentos evoluciona rápidamente. La tecnología moderna de procesamiento inteligente de documentos va más allá de la simple extracción de datos. Esta tecnología redimensiona la forma en que se utiliza el contenido como parte de las experiencias de clientes y empleados, utilizando modelos avanzados de procesamiento de documentos basados en IA para que la información esté disponible de inmediato y sea procesable exactamente cuándo y dónde se necesite.
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En todos los sectores, las empresas se enfrentan a la presión de hacer más (y más rápido) con menos recursos cualificados. Al mismo tiempo, cada vez más organizaciones se centran en mejorar las experiencias de clientes y empleados como clave para aumentar los ingresos, los márgenes y la retención. El procesamiento inteligente de documentos (IDP) puede aportar ventajas significativas en ambos aspectos. Al aplicar las habilidades documentales de un modo que se asemeja a la forma en que los humanos entienden y gestionan los contenidos, el IDP proporciona las siguientes ventajas:
Para comprender realmente el poder y el potencial del procesamiento inteligente de documentos, es útil aclarar lo que no es, así como lo que es:
Desglosemos el recorrido de un documento a través del procesamiento inteligente de documentos.
El IDP comienza con la entrada de documentos. En este paso, se recopilan automáticamente los documentos que llegan a su empresa a través de distintos sistemas y formatos: notas manuscritas, correos electrónicos, faxes, fotografías, etc.
A continuación, potentes herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierten toda la información de los documentos en texto legible por máquina. Los archivos pueden dividirse o preprocesarse para mejorar la calidad de la imagen, según sea necesario.
Luego viene la clasificación de los documentos.El IDP identifica y clasifica los documentos por tipos en función de su contenido y contexto. Mediante el procesamiento del lenguaje natural (NLP), lee el texto e interpreta su significado. Por ejemplo, si encuentra la palabra «jaguar», el IDP utiliza pistas contextuales del texto circundante para averiguar si la palabra se refiere a un gran felino o a un coche. Del mismo modo, si el IDP ve la palabra «Sue» en inglés, analizará las palabras clave y frases circundantes, utilizando el contexto para averiguar si la palabra se refiere al nombre de una persona o a una acción legal.
Al aprovechar el NLP, el IDP imita la comprensión humana, adaptándose rápidamente a las entradas cambiantes para interpretar y extraer un porcentaje notablemente alto de datos no estructurados. Esto garantiza la clasificación más precisa, con todo colocado exactamente donde corresponde.
Una vez clasificados los documentos, comienza la extracción de datos. Aquí, el IDP aplica la tecnología FastML un mecanismo de aprendizaje del lado del cliente que mejora la forma en que se extraen los datos de los documentos. FastML trabaja analizando tanto los elementos visuales como el propio texto para capturar la información con mayor precisión. Este doble enfoque permite que el procesamiento inteligente de documentos se adapte a distintos tipos de documentos, diseños e idiomas.
Con esta tecnología, las empresas pueden automatizar tareas que consumen mucho tiempo, liberando a los trabajadores humanos para que se centren en tareas de mayor valor. En lugar de dedicar tiempo a la introducción manual de datos o al procesamiento de documentos, los empleados pueden dedicarse a un trabajo más gratificante que mejore la experiencia del cliente e impulse el crecimiento de la empresa.
La versatilidad de las aplicaciones de procesamiento inteligente de documentos permite utilizar documentos de cualquier idioma, formato y momento en soluciones de automatización inteligente. Exploraremos cuatro casos de uso en el sector de los seguros, el onboarding de clientes/KYC, la logística y el procesamiento de préstamos para mostrar ejemplos de cómo el IDP puede mejorar radicalmente la eficiencia organizativa.
El procesamiento inteligente de documentos en el sector de los seguros está revolucionando la gestión de siniestros y el servicio al cliente. Por ejemplo, el IDP permite tramitar siniestros con manos libres, gestionando automáticamente siniestros sencillos sin intervención humana. El IDP también puede impulsar opciones de autoservicio digital inteligente, permitiendo a los clientes obtener respuestas a sus preguntas sin pasar por un centro de llamadas. Y al ocuparse de las tareas mundanas, el IDP libera a sus empleados para que se centren en la empatía y en mejorar la experiencia del cliente.
Por ejemplo, Ecclesia Group. Este corredor de seguros multinacional utilizó la solución de IDP de ABBYY para digitalizar, agilizar y mejorar la gestión de la correspondencia con los clientes. Ahora, el procesamiento inteligente de documentos extrae automáticamente datos críticos como números de caso y matrículas de los documentos de siniestros, relaciona la información con el cliente correcto y envía los documentos al gestor de siniestros adecuado para su posterior procesamiento.
El procesamiento inteligente de documentos en los servicios financieros está transformando los procesos documentales en el onboarding de clientes, el cumplimiento de las normas KYC, la financiación del comercio, etc. Tomemos como ejemplo el procesamiento de solicitudes de hipotecas. Las solicitudes de hipotecas van acompañadas de una montaña de papeleo, con una carpeta de préstamo típica de 100 a 200 páginas. La información requerida puede incluir el permiso de conducir, el certificado de nacimiento, un comprobante de domicilio, facturas de servicios públicos, extractos bancarios y nóminas. El procesamiento inteligente de documentos puede agilizar todo el proceso de solicitud y aprobación capturando, leyendo, comprendiendo y validando automáticamente la información de cada documento para verificar que los datos son correctos y auténticos. Esto acelera la aprobación de los préstamos y ofrece al cliente una experiencia más cómoda, ya que le permite presentar la solicitud en línea o a través del teléfono.
El IDP ayuda incluso a los bancos a gestionar grandes oleadas de solicitudes, lo que suele ocurrir durante las recesiones económicas. Durante la pandemia, por ejemplo, los bancos españoles se vieron desbordados por la asombrosa cantidad de 20 millones de páginas (a veces más de 100.000 al día) de documentos de clientes que solicitaban préstamos. Serimag, empresa líder en automatización de procesos para el sector bancario en España, hizo un gran uso de la plataforma de IDP de ABBYY para extraer texto de forma rápida y precisa de millones de solicitudes de préstamos. La empresa consiguió una automatización del 75% de todo el proceso, completando el proyecto en menos de seis semanas durante el bloqueo y garantizando al mismo tiempo una precisión superior al 99% para cumplir sus acuerdos de nivel de servicio ("Service level agreements - SLA")
Las organizaciones sanitarias se enfrentan a una enorme presión para optimizar la utilización de los servicios, mejorar la gestión de los ingresos y reducir los costes. Cada vez son más los proveedores sanitarios que recurren a la automatización inteligente para agilizar los procesos y extraer información empresarial práctica de sus procesos basados en datos. El procesamiento inteligente de documentos en el sector sanitario les ayuda a conseguirlo proporcionándoles acceso instantáneo a los datos críticos de sus documentos para que puedan tomar decisiones más rápidas e inteligentes.
La Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) utilizó ABBYY IDP para agilizar el procesamiento de los formularios de notificación de efectos adversos de los medicamentos y, como resultado, proteger mejor la salud pública. La plataforma de IDP de ABBYY impulsada por IA proporcionó un 99% de precisión en la captura de detalles críticos y su entrega a las partes adecuadas.
Los errores en el papeleo pueden detener un envío en seco y provocar retrasos importantes en la entrega de mercancías esenciales. El procesamiento inteligente de documentos en transporte y logística aporta precisión y eficiencia operativa al gestionar automáticamente toda una serie de documentos de envío, como formularios de declaración de aduanas, recibos de entrega, conocimientos de embarque y registros de conductores, en cualquier momento y lugar.
La empresa de logística global Deutsche Post DHL Group obtuvo resultados impresionantes cuando utilizó el IDP de ABBYY para automatizar su departamento financiero. La empresa, que generó 100.000 millones de dólares en 2022, contaba anteriormente con un sistema de contabilidad muy manual para procesar cientos de miles de facturas al año. Pero con el IDP, la empresa pudo procesar automáticamente facturas en diferentes idiomas de 124 proveedores diferentes, reduciendo errores y aumentando la productividad. A continuación, la empresa extendió el proyecto de automatización de IDP a otros departamentos, consiguiendo finalmente un increíble aumento de la eficiencia del 70%.
Antes del procesamiento inteligente de documentos, gestionar la afluencia de documentos era una tarea laboriosa y propensa a errores. La introducción manual de datos y los procesos basados en papel provocaban cuellos de botella y costosos errores. Las soluciones de OCR heredadas ofrecían cierto alivio, pero carecían de la inteligencia necesaria para comprender y extraer realmente información significativa. Las empresas tenían que lidiar con grandes cantidades de datos no estructurados, luchando por mantenerse al día con las demandas de negocio de ritmo rápido.
El IDP, combinando la potencia del OCR avanzado y la IA, cambió ese statu quo. Al incorporar el aprendizaje automático y la PNL, las soluciones de IDP ahora no solo pueden extraer datos, sino también comprender el contexto, clasificar documentos y tomar decisiones inteligentes. Se trata de un gran avance que inaugura una nueva era de precisión y eficiencia.
¿Cuál es el futuro de IDP? El futuro del procesamiento inteligente de documentos está llamado a revolucionar la forma en que las empresas y los profesionales de TI (Tecnologías de la Información) manejan grandes cantidades de datos, aportando un valor aún mayor a las empresas a través de:
Con tanto bombo y platillo en torno a la IA, y un panorama tecnológico en constante evolución, elegir el software de procesamiento inteligente de documentos adecuado es vital. A continuación, le presentamos algunos puntos clave que le ayudarán a encontrar la solución óptima para su transformación digital.
El procesamiento inteligente de documentos ofrece a las empresas una serie de ventajas, pero para aprovechar todo su potencial es necesario aplicarlo estratégicamente. Utilizando primero la minería de procesos para comprender los flujos de trabajo actuales de su empresa, las empresas pueden maximizar las ventajas del IDP, como la reducción de costes, el aumento de la eficiencia, el cumplimiento de la normativa y la mejora de la experiencia de empleados y clientes.
ABBYY Vantage, la plataforma inteligente de procesamiento de documentos diseñada para los trabajadores digitales de hoy en día, ofrece las tecnologías líderes del mercado de ABBYY en una plataforma de bajo código/sin código fácil de usar.
A lo largo de los años, en ABBYY hemos aprendido que nuestros clientes buscan facilidad de uso, un inicio rápido y un rápido retorno de la inversión cuando se trata de invertir en IDP. Por eso presentamos ABBYY Marketplace, una comunidad digital en línea en la que puede descargar modelos de documentos listos para usar y otras herramientas valiosas que mejoran la plataforma de IDP de ABBYY.
Con Vantage, puede entrenar y personalizar fácilmente sus modelos de documentos sin necesidad de tener experiencia en OCR o aprendizaje automático. La revisión humana está integrada en el proceso, alimentando el aprendizaje continuo en línea para mejorar sus modelos. La clave para ampliar esta solución a diferentes áreas de su empresa es su capacidad para adaptarse a diversos tipos y formatos de documentos.
¿Está listo para acelerar la transformación digital y redefinir la forma en que automatiza los procesos documentales? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudar a su empresa a implementar una solución de IDP perfecta y adaptada a sus necesidades.
La RPA, o automatización robótica de procesos, es un software heredado para automatizar procesos empresariales repetitivos y sencillos, a menudo conocido como el enfoque de «silla giratoria» de la automatización: puede realizar tareas básicas como introducir datos, capturarlos, validar información y actualizar documentos.
Sin embargo, lo que le falta al RPA es el cerebro para comprender la información con la que trabaja y ponerla en contexto. Ahí es donde entra en juego el IDP.
El procesamiento inteligente de documentos proporciona a la RPA las capacidades cognitivas necesarias para dar sentido a los datos que leen. Esta combinación desbloquea información vital para que las empresas tomen mejores decisiones empresariales. Juntos, IDP y RPA aumentan la precisión de la extracción de datos, mejoran las tasas de procesamiento directo y reducen la necesidad de intervención manual, impulsando en última instancia la excelencia operativa y el crecimiento empresarial.
Sí, el IDP y la minería de procesos forman una poderosa combinación. El contenido de sus documentos, como facturas o solicitudes de clientes, no existe en el vacío, sino que forma parte integral del funcionamiento de su empresa. Añadir simplemente el IDP a procesos anticuados y heredados puede dar resultados limitados en el mejor de los casos, principalmente porque estos procesos no se diseñaron para la automatización. Para beneficiarse realmente de IDP, necesita procesos digitales optimizados, y ahí es donde entra en juego la minería de procesos.
La minería de procesos extrae datos con fecha y hora de sus sistemas de información y aplica la IA para crear un modelo visual de sus procesos de principio a fin, incluidas todas las desviaciones de la norma. Puede ver claramente cómo se mueven sus procesos, dónde se atascan y qué decisiones se toman en función de ellos. Esto le ayuda a identificar las ineficiencias, determinar dónde el IDP puede marcar la mayor diferencia y tomar decisiones inteligentes sobre la automatización.
Juntos, el IDP y la minería de procesos le permiten:
Cualquier organización que maneje mucho papeleo y datos puede beneficiarse del procesamiento inteligente de documentos. Por un lado, el IDP reduce el trabajo manual, repetitivo y mundano, mejora la precisión y aumenta la productividad. Y lo que es más importante, el IDP revela la información importante de sus documentos. Piense en esto: Se estima que entre el 80 y el 90% de los datos empresariales se encuentran en documentos no estructurados que no están bien organizados. Como resultado, muchas empresas no pueden utilizar la mayor parte de sus datos y pierden ingresos potenciales. El IDP desbloquea esta información y la hace útil.
Esta tecnología está teniendo un gran impacto en todos los sectores. En la banca, el IDP agiliza las solicitudes de préstamos. En sanidad, ayuda a gestionar los historiales de los pacientes y las reclamaciones de seguros. En logística, ahorra millones automatizando tareas como la tramitación de pedidos y las entregas. Incluso las administraciones públicas utilizan el IDP para agilizar la tramitación de permisos de conducir y pagos a la Seguridad Social. De hecho, en todos los sectores, los departamentos de cuentas por pagar obtienen enormes ahorros de tiempo y costes con el IDP, gracias a unas tasas de procesamiento directo de hasta el 90% que liberan a los empleados para que realicen tareas más significativas.
Nota editorial: Esta entrada de blog se publicó originalmente el 8 de diciembre de 2021 y se actualizó el 25 de octubre de 2024 para reflejar una definición aclarada de lo que es el procesamiento inteligente de documentos, en qué se diferencia de los modelos de IA generativa como ChatGPT, y cuatro casos de uso modernos de IDP que muestran el viaje de transformación digital de nuestros clientes.
Maxime Vermeir
Director Senior de Estrategia de IA
Con una década de experiencia en productos y tecnología, Maxime Vermeir es un profesional emprendedor apasionado por crear experiencias excepcionales para los clientes. Como líder, ha dirigido equipos globales de consultores de innovación y ha liderado iniciativas de transformación de grandes empresas. La creación de ideas sobre las nuevas tecnologías y cómo pueden impulsar un mayor valor para el cliente es un punto clave en el conjunto de conocimientos especializados de Maxime. Es un asesor de confianza y un líder de opinión en su campo, que guía el conocimiento del mercado de las tecnologías de ABBYY.
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